Поставить печать и подпись на PDF онлайн

Когда это нужно

Партнёр прислал договор, акт выполненных работ или счёт в PDF и ждёт копию с вашей печатью и подписью. Обычный путь — распечатать, подписать, поставить печать и отсканировать — занимает время, а принтер и сканер не всегда под рукой.

Смартподпись ставит на файл изображения печати и подписи из карточки вашей компании: их загружают один раз, а не ищут каждый раз по папкам. Документы, которые вы делаете в самом KomPredo — коммерческое предложение и счёт на оплату, — получают печать и подпись при формировании, отдельно подписывать их не нужно (подробнее ниже).

Изображение печати — не ЭЦП

Что понадобится

• Аккаунт KomPredo и компания — своя или та, к которой вам открыли доступ.
• Печать и подпись в PNG в карточке компании («Компании»), блок «Подпись в КП»: поля «Печать (PNG)» и «Подпись (PNG)». Фон должен быть прозрачным — белый закроет текст документа. Рекомендуемые размеры: печать 400×400 px, подпись 400×200 px. Достаточно одного из двух изображений — тогда в документ попадёт только оно.
• Документ — PDF, PNG, JPG или WebP размером до 16 МБ.

Как поставить печать и подпись на PDF: пошагово

1. 1
   Откройте «Инструменты → Смартподпись» — страница называется «Подписать документ».
2. 2
   В карточке «Компания» выберите компанию. Под списком видно, загружены ли у неё печать и подпись. Сначала компания, потом файл: если выбрать файл раньше, появится «Сначала выберите компанию», и файл сбросится.
3. 3
   В карточке «Документ» выберите файл. Отдельной кнопки загрузки нет — файл отправляется и анализируется сразу.
4. 4
   Проверьте на просмотре маркеры — рамки с красной обводкой, внутри которых печать и подпись. Перетащите их мышью или пальцем: картинка встанет в документ ровно на место маркера. Крестик «×» убирает маркер.
5. 5
   При желании включите «Эффект сканированного документа».
6. 6
   Нажмите «Подписать PDF» — скачается файл «имя файла_signed.pdf». Подписать можно повторно: подвиньте маркеры, смените компанию или эффект и нажмите кнопку ещё раз.
7. 7
   Закончив, сразу нажмите «Очистить», не уходя со страницы, — загруженный документ удалится с сервера.

Без эффекта скана скачивается исходный PDF с наложенными печатью и подписью: размер и ориентация страниц прежние, текст, если он был, по-прежнему выделяется. Размер печати и подписи задаётся по ширине листа автоматически и совпадает с размером маркера на просмотре.

Как находится место для печати и подписи

Поиск по словам «М.П.» и «Подпись»

На тарифах с функцией «Смартподпись» места ищутся сами. Сначала система проверяет, не сохраняли ли места для похожего документа (калибровка). Если нет — ищет в тексте слова «М.П.», «Место печати», «Подпись», «Директор» и линию для подписи «____», начиная с последней страницы. Над блоком «Тип документа» видно, что нашлось; если ничего не найдено, маркеры встают внизу последней страницы. На тарифах без этой функции места не ищутся: маркеры ставятся в правый нижний угол первой страницы, и их перетаскивают вручную.

Тип документа и калибровка

Тип документа — счёт, акт, договор и т. п. — определяется на всех тарифах по словам, которые встречаются в тексте. Если вы выберете другой тип перед подписью, система запомнит характерные слова документа, и похожие документы потом получат этот тип. Кнопка «Калибровать» запоминает текущие места маркеров: на тарифах с функцией «Смартподпись» документ с таким же началом текста получит их сразу, а повторные калибровки усредняют места. «Подписать PDF» места не запоминает.

Калибровки и выученные типы общие для всех пользователей сервиса: ваши правки помогают другим, а чужие влияют на расстановку у вас. Поэтому перед подписью всегда проверяйте, где стоят маркеры.

Сканы, фото и «трудные» PDF

Фото или скан в PNG, JPG или WebP превращается в одностраничный PDF формата A4 книжной ориентации. Текст на изображении распознаётся прямо в браузере (русский и казахский), и на тарифах с функцией «Смартподпись» места по нему находятся лишь приблизительно. Некоторые PDF сервер прочитать не может — тогда страница сама конвертирует их в браузере: страницы становятся картинками, тип не определяется, а маркеры встают внизу справа на последней странице.

Эффект сканированного документа

Галочка «Эффект сканированного документа» (по умолчанию выключена) превращает каждую страницу в картинку с лёгким наклоном, тёплым оттенком, шумом и затемнением по краям — файл выглядит как скан бумажного документа. Пригодится, когда партнёр ждёт именно «скан с печатью». Но текст в таком PDF больше не выделяется и не ищется — если из документа будут копировать реквизиты, эффект лучше не включать.

Подписать PDF в Telegram-боте

Если документ пришёл в мессенджере, его можно подписать, не открывая сайт, — через Telegram-бота KomPredo @autosign_kompredo_bot.

Как привязать аккаунт

1. В «Личный кабинет» → «Профиль» проверьте поле «Телефон»: там должен стоять номер вашего Telegram полностью, с кодом страны. Если вы вошли через Google, телефон не заполнен — впишите его.
2. Откройте бота, отправьте /start и нажмите «Поделиться номером телефона». Бот принимает только ваш собственный номер, отправленный этой кнопкой, — карточку контакта из телефонной книги он отклонит.
3. Бот ответит «Авторизация прошла успешно!» и покажет, сколько у вас компаний.

Как подписать документ

Отправьте PDF файлом, а не как фото. Компанию укажите в подписи к файлу — хватит части названия от 5 символов — или выберите кнопкой из списка. Если по подписи подходит ровно одна компания, бот подписывает сразу, без вопроса, — поэтому пишите в подписи только название. После «Обрабатываю...» придёт файл «имя файла_signed.pdf». Команда /logout отвязывает чат от аккаунта.

Чем бот отличается от сайта

• Принимает только PDF; фото и сканы в виде картинок подписывайте на сайте.
• Показывает только ваши собственные компании, без тех, к которым вам открыли доступ.
• Места ищет сам и должен найти и печать, и подпись; двигать маркеры нельзя. Если места не найдены или PDF не прочитался, бот откажет и предложит подписать документ на сайте.
• Нет эффекта скана, выбора типа документа и кнопки «Калибровать»; калибровки, сохранённые на сайте, срабатывают лишь частично. Если бот пометил ответ «(растровый PDF)», страницы в нём — картинки на листах A4, и текст не выделяется.

Печать и подпись в КП и счетах KomPredo

Документы, которые вы формируете в калькуляторе, подписывать отдельно не нужно — печать и подпись берутся из той же карточки компании:

• Коммерческое предложение — блок подписи, а с ним печать и подпись, появляется, только если в карточке компании заполнены «Должность подписанта» или «ФИО подписанта».
• Счёт на оплату — блок подписи есть всегда, печать и подпись ставятся и без должности и ФИО.
• Галочка «Без подписи и печати» в окне формирования убирает только изображения — должность и ФИО остаются.
• В выгрузке сметы в Excel печати и подписи нет.

Подробнее — на страницах о коммерческом предложении и счёте на оплату.

Как это выглядит: пример

Упрощённый вид последней страницы акта на экране «Подписать документ». Красные рамки — маркеры: печать стоит у «М.П.», подпись — на линии у должности. В скачанном PDF рамок нет, остаются только печать и подпись.

Что зависит от тарифа

Страница «Подписать документ», ручная расстановка маркеров, эффект скана, определение типа документа и кнопка «Калибровать» есть на всех тарифах — в списке возможностей тарифа это пункт «Печать и подпись». Автоматический поиск мест и применение сохранённых калибровок на сайте — функция «Смартподпись»; сейчас она входит в тарифы «Бесплатный» и «Про».

Подписание не расходует лимит документов тарифа. Цены и полный состав тарифов — на странице «Тарифы».

Типичные ошибки

• Печать с белым фоном. Белый прямоугольник закрывает текст под печатью. Сохраните PNG с прозрачным фоном.
• Подпись без проверки маркеров. Автоматика ошибается, особенно на сканах. Маркер виден только на своей странице — пролистайте документ и убедитесь, что печать стоит там, где нужно.
• Маркер у края листа. Всё, что выходит за край страницы, обрежется.
• Горизонтальное фото документа. Изображение вписывается в лист A4 книжной ориентации и получится мелким. Снимайте лист вертикально и целиком.
• Документ не очищен. Загруженный файл удаляется с сервера только кнопкой «Очистить» — нажмите её сразу после подписи, не уходя со страницы. После закрытия или обновления страницы, перехода в другой раздел или выбора следующего файла кнопка эту копию уже не удалит. Если страница долго простояла без действий, сеанс работы с файлом заканчивается: при подписи появится «Документ не найден», файл придётся выбрать заново, а прежнюю копию «Очистить» уже не удалит.

Чего Смартподпись не делает

• Не подписывает документы ЭЦП и не работает с ключами НУЦ РК.
• Не ставит печать на каждую страницу: на документ — одна печать и одна подпись.
• Не даёт менять размер печати и подписи и переносить маркер на другую страницу.
• Не сохраняет подписанный файл в «Архив документов» и не отправляет его партнёру — сохраните PDF у себя и перешлите сами.
• Telegram-бот не подписывает изображения и не работает с компаниями, к которым вам открыли доступ.

Частые вопросы